Miscommunicatie op de werkvloer: zo voorkom je het

Mail niet, maar bel

Groepsprojecten. Als je nog niet zo lang klaar bent met studeren, is de kans groot dat je al kriebels krijgt als je dat woord leest. Tijdens groepsprojecten ging het altijd mis: mensen deden hun werk niet of werden ziek zonder ook maar iets te laten weten. Hoe dichter bij de deadline, hoe groter de frustraties.

Nu je een grotemensenbaan hebt, gaat het er waarschijnlijk iets professioneler aan toe, maar dat neemt niet weg dat er waarschijnlijk alsnog regelmatig miscommunicatie is over wie wat moet doen, of iemand zich nou ergert aan je manier van werken of niet, et cetera. Hoe voorkom je miscommunicatie op de werkvloer?

Besteed genoeg aandacht aan communicatie

Het klinkt logisch: om miscommunicatie te voorkomen, moet je genoeg communiceren. Toch schiet dat er in hectische periodes nog weleens bij in. Je zegt een lunch met een collega af omdat je daar écht geen tijd voor hebt of stuurt tussendoor wat mailtjes zonder echt te letten op hoe duidelijk ze zijn of hoe vriendelijk ze overkomen. Minder communiceren lijkt tijd te besparen, maar uiteindelijk doet het dat natuurlijk niet.

Bel, mail niet (of minder)

Natuurlijk, mailen is hartstikke handig en snel. Maar het is ook tricky, omdat je collega geen idee heeft op welke toon je iets zegt en minder snel vragen terug zal stellen. In een formeel bedrijf worden alleen mailtjes zonder smileys geschreven, waardoor ze vaak onvriendelijk overkomen – in een meer informeel bedrijf kunnen e-mails juist te aardig zijn, zodat mensen misschien denken dat ‘het allemaal niet zo urgent is’. Uiteindelijk is bellen trouwens net zo snel als een heel lange mailreeks schrijven.

Stel genoeg vragen

We trekken vaak onze eigen conclusies over dingen, met name in discussies. We gaan ervan uit dat mensen ons verhaal wel snappen en het ook met ons eens zijn, terwijl dat misschien helemaal niet zo is. In meetings is het daarom handig om niet alleen je eigen monoloog te houden, maar vooral ook vragen te stellen over de ideeën of gedachten van de ander. Wel zo aardig om andere mensen ook de ruimte te geven.

Dit vind je misschien ook interessant: Zo vind je balans op de werkvloer (oftewel, meer yin in je werk ervaren).

 

Schrijf taakverdelingen op

‘Huh, dit zou jij toch doen? Nee, ik heb het niet gedaan.’ Er is een reden waarom er in vergaderingen altijd genotuleerd wordt, maar in kleinere meetings gebeurt dat niet altijd. Dan kan er miscommunicatie ontstaan over de taakverdeling, en dat is niet handig – zeker niet als bepaalde dingen nogal haast hebben. Maak je mondeling een afspraak, dan is het dus handig om die ook nog even op papier te zetten.

Zorg dat al je collega’s op de hoogte zijn

Als je in een groter team werkt, kan er nog weleens een mogelijkheid zijn dat sommige mensen zich vergeten voelen. Hebben jullie bijvoorbeeld een wekelijkse vergadering op dinsdagochtend en zitten er zo veel mensen aan tafel dat het lijkt alsof jullie compleet zijn, dan vergeet je zomaar dat er ook twee mensen ziek zijn. Voor goede communicatie moet iedereen op de hoogte zijn van wat er zoal gebeurt in het bedrijf en waar iedereen mee bezig is – of nou ja, de mensen voor wie het relevant is dan.

Houd rekening met de persoonlijkheid van de ander

Communicatie vindt plaats tussen twee of meerdere mensen, dus hoe formeel je het ook kunt behandelen: uiteindelijk komen er altijd gevoelens en persoonlijkheden bij kijken. Zo kun je er bijvoorbeeld op letten dat je die verlegen collega die ideeën niet altijd durft te opperen, actief betrekt bij een vergadering, of dat je er niet meteen vanuit gaat dat iemand iets slecht bedoelt als hij of zij soms wat kattig uit de hoek kan komen. De sfeer op de werkvloer is stukken gezelliger als iedereen zich begrepen en gewaardeerd voelt.