Zo verzet je bergen werk (en creëer je meer rust)

Johan Stevens 10 apr 2018 Mind

getting things donKen je dat gevoel van onrust dat je gedurende de dag kunt hebben omdat je soms wel tien bordjes tegelijkertijd in de lucht moet houden? Je moet nog een cartridge kopen, er is een knoop van je blazer gelazerd (en die moet er weer op), een vriend had het over een toffe vakantiebestemming in Laos die je even wil checken op het internet, je las in de krant een stukje over een theatervoorstelling waar je misschien heen wilt en je moet het abonnement op die datingsite vandáág nog stopzetten. O ja, en ondertussen moet je ook nog iets met dat vervelende gevoel dat een van de projecten echt niet loopt op je werk.

De onrust heeft vaak te maken met dat je niet zeker weet of je alles wat je moet doen wel onder controle hebt. Dat je dus bezig bent met een belangrijke e-mail, maar dat je ondertussen het vervelende gevoel hebt dat je iets anders over het hoofd ziet. Mis ik niet iets? En dat je dan terwijl je ’s avonds laat in slaap sukkelt, ineens rechtop in je bed zit omdat je de verjaardag van je zus bent vergeten en je die ene brief van de belasting echt vandaag op de post had moeten doen. En dat abonnement op die datingsite loopt nog. Weer een maand dokken. Soort van jammer!

Ik ken bovenstaande heel erg goed, en twee jaar geleden vond ik dat ik er echt iets aan moest doen. Met name omdat dit dagelijkse brandjes blussen ook zorgt dat je niet toekomt aan eens rustig overdenken hoe de komende jaren er eigenlijk uit moeten zien. Wat is het masterplan?

De losse eindjes aan elkaar knopen

Het boek dat mij een heel eind op weg heeft geholpen, in veel meer rust, overzicht én actie, en wat ik het beste vind in zijn soort is de Getting Things Done methode van David Allen, met het gelijknamige boek.

David Allen helpt je in Getting Things Done om een ‘geest als water’ te krijgen. Zo noemt Allen dit zelf. Een geest als water betekent: dat je die dingen aan het doen bent die je moet doen en dat je zeker weet dat dat het goede is op dit moment om te doen. Klinkt goed, nietwaar?

Je hoofd is helemaal niet gemaakt om zoveel dingen in te bewaren

Volgens Allen kun je dit bereiken door alles wat je moet doen, alle losse eindjes die er zijn, privé en zakelijk, uit je hoofd te krijgen en in een betrouwbaar systeem buiten je hoofd te zetten. En met losse eindjes bedoelt hij: alle zaken die fysiek nog niet op de plek zijn waar ze moeten zijn. De lege envelop van de belastingdienst op je keukentafel? Een los eindje. Een e-mail van Wehkamp met best een goede aanbieding waarvan je dacht: dat wil ik misschien wel, even over nadenken. De 13 doosjes moestuintjes op het aanrecht, waarvan je nog niet weet of je ze tot leven gaat brengen? Ook een los eindje.

Hieronder een niet geheel representatief, maar geheel persoonlijk overzicht van de hoogtepunten van zijn systeem. Als je ook de hele dag achter jezelf aan het aanrennen bent.

Zorg voor een inbox (fysiek of digitaal) waar je alle losse eindjes in kan gooien

Dit betekent dus dat als je een idee hebt, een inval, dat je dit noteert. Je bedenkt bijvoorbeeld tijdens het koken: o ja, cadeautje kopen, dat je dat dan opschrijft. Kattenvoer bestellen? Noteren. Met je beste vriend bespreken hoe je het feest voor je vriendin organiseert: opschrijven. Consequent. Je hoofd is helemaal niet gemaakt om zoveel dingen in te bewaren, zegt Allen, dus het moet er meteen uit, zodat je weet dat je ergens een plek hebt waar je heel gerust op kunt zijn: daar staat alles wat er nog moet gebeuren.

Verwerk op regelmatige basis deze inbox

Je verwerkt deze inbox (niet per se je mailinbox) met enige regelmaat, en bij alles wat je tegenkomt moet je kort, maar krachtig denkwerk verrichten. En je mag alles maar één keer in je handen hebben. Drie opties zijn er: Moet ik hier iets mee en zo ja, wat? Zo nee, kan het weg? Of is het iets dat later van pas komt?

Als je er iets mee gaat doen is de vraag: wat is dan de volgende actie? En met actie bedoelt David Allen een fysieke actie. Dat begint dus met een werkwoord. ‘Bel Hans.’ ‘Mail Marloes met de vraag voor input.’ ‘Maak het toilet schoon.’ ‘Bepaal of je naar het gothic-feestje gaat.’

Dit korte en krachtige denkwerk, daar heb ik inmiddels echt lol in. Het helpt mij enorm, om te voorkomen dat je over allerlei dingen drie keer nadenkt. Eerder had ik vaak een mailbox van wel 60 mailtjes waar ik heel misschien wel iets mee moest. Reclame, dingen voor werk, privé afspraken, van alles en nog wat. En het ging zo: ik keek ernaar, bedacht me een soort van dat ik het wel interessant kon vinden en liet het weer gaan, op weg naar de e-mail die mij veel interessanter leek op dat moment. Dat doe ik niet meer. Nu bedenk ik bij elke e-mail: moet ik hier iets mee? Ja, nee, misschien ooit? En ook bij andere ‘inkomende stukken’, zoals een vriend die mij laatst vroeg of ik mee wilde naar Spinvis. Moest ik even over nadenken. Daar prik ik dan een moment voor.

Kijk naar je overzicht van acties die genomen moeten worden, en maak dan prioriteiten

Natuurlijk zitten er ook vaak dingen in je inbox, of heb je een vraag gekregen van iemand waar je wat langer of dieper over na moet denken; waar je iemands visie over wil. Dan is dat dus de volgende actie: ‘Bakkie koffie met mijzelf drinken en een beslissing nemen.’ Of: ‘Vraag Birgit wat zij ervan vindt en beslis voor maandagmiddag.’

Een van de mooiste uitspraken van David Allen: “Een project kun je niet doen, je kunt alleen de acties managen waaruit het project bestaat.” En na bijvoorbeeld 194 acties is er dan eindelijk die surprisepartij voor je beste vriend. Of die reis naar Tel Aviv.

Doe alles wat je binnen twee minuten kunt doen direct

Moet je een appje typen aan een vriend dat morgenavond half acht helemaal prima is? Meteen doen. Die hoef je dus niet eerst in je inbox op te schrijven, want de notitie maken duurt meestal langer dan de actie zelf. Dit impliceert dus dat alles wat langer duurt dan twee minuten wél op die lijst komt, en waarvan David Allen zegt: niet meteen doen.

Zeker als ik gestrest ben merk ik hoe verleidelijk het is om dit wel te doen. Als een kip zonder kop bel ik iemand, beantwoord ik een mailtje, schrijf ik een column, ben ik ineens dat rommelkamertje aan het opruimen, zoek ik uit met welke vijf mensen ik eens zou kunnen overleggen voor dat theaterproject. Allemaal acties die tussen het kwartier en een half uur duren. Dát is de reden waarom je vaak rond half vijf in de middag denkt: ik heb helemaal niets afgekregen vandaag. Wat heb ik nu eigenlijk gedaan?

Het is heel fijn om die neiging te onderdrukken. Eerst afstand nemen. Je afvragen hoeveel tijd je eigenlijk hebt. Wat je deze dag belangrijk vindt of waar je je aan gecommitteerd hebt. Kijk naar je overzicht van acties die genomen moeten worden, en maak dan prioriteiten. Dat geeft een rust! Man, man, wat fijn. Dan ben je dus kalm en geconcentreerd met die e-mail bezig, om die vervolgens weg te strepen.

En als je dan ’s avonds gaat chillen om te zien hoe Ajax toch nog glansrijk kampioen wordt, heb je daar ook echt de tijd voor. Om maar wat te noemen natuurlijk. En ook om eens echt een heel rustige avond te nemen om eens te filosoferen over wat je echte dromen zijn voor de komende jaren.

Johan Stevens is cabaretier en leidt inspiratiesessie voor bedrijven rond het overwinnen van (acquisitie)angst en het leven creëren dat je echt wilt. Op zijn website Johanstevens.nl deelt hij een gratis e-boek: Feel the Fear And Do It Anyway.

Reageer op artikel:
Zo verzet je bergen werk (en creëer je meer rust)
Sluiten