Zo laat je jouw perfectionisme in je voordeel werken

Tips om kwaliteit en efficiëntie samen te laten komen

In mijn artikel van vorige week was ik nogal kritisch op “perfectionisten”. Niet op de echte (goed presterende) perfectionisten natuurlijk, maar op de mensen die perfectionisme aanhalen als reden waarom prestaties niet optimaal zijn of dingen niet op tijd afkomen.

Een echte perfectionist zijn en in die hoedanigheid goed kunnen functioneren, is denk ik simpelweg voor weinig mensen weggelegd. Rembrandt was waarschijnlijk een perfectionist. Steve Jobs. Mensen die uitblonken in hun vak en waarbij zowel de grote lijnen als de extreemste details klopten.

Mag jij van jezelf verlangen dat jij dit ook kunt? Verlangen mag altijd, verwachten is misschien te hoog gegrepen, maar je kunt wel stappen zetten om het grote potentieel van jouw innerlijke perfectionist te benutten. Waarom ik dit weet? Het vorige artikel was ook aan mijn ‘oude’ zelf gericht: ik was namelijk ook zo iemand die altijd in de knel kwam door perfectionistische neigingen. Nu weet ik die neigingen in mijn voordeel te gebruiken dankzij vaste structuren en strikte regels. Wellicht helpen zij jou ook.

Kom jij qua productiviteit ook in de knel omdat je altijd het gevoel hebt dat iets nog net wat beter kan of moet? Check dan deze tips.

Plan alles. ALLES.

Elke werkdag begin ik met een planning. Ik neem bewust mijn tijd om even een kwartier door alle zaken heen te lopen. Met een kopje koffie uiteraard. Dit lijkt misschien improductief, maar dat kwartiertje dat je hier verliest, win je gedurende de dag ruimschoots terug.

De dag beginnen met een planning geeft je duidelijkheid en houvast. Je weet van tevoren wat je wanneer gaat doen en hoeveel tijd je hiervoor nodig hebt. Natuurlijk moet je flexibel kunnen zijn wanneer de situatie hierom vraagt: je kunt je dag zelden helemaal dichttimmeren.

Deep work

Deep work heeft mij ontzettend veel gebracht. Vooral rust en productiviteit (en ja, die twee kunnen hand in hand gaan). In een notendop: met deze methode zorg je ervoor dat je gedurende een vastgestelde tijd volledig op een taak gericht bent. Maximale focus, geen afleidingen.

In combinatie met een goede planning/takenlijst is deep work goud waard. Je weet namelijk wat je gaat doen, voor hoe lang en je hebt voor jezelf de mogelijkheid gecreëerd om je volledig op deze taak te storten. Doe dit dan ook echt: zet je telefoon stil of leg ‘m weg, zet een koptelefoon op (kom ik dadelijk op terug), elimineer alle afleidingen en rock die taak. Doe je dit goed, dan zul je verbaasd zijn over je eigen productiviteit. Ik kwam erachter dat ik bij het uitvoeren van een taak ontzettend veel tijd verloor aan randzaken. Dat overkomt ons volgens mij bijna allemaal.

Tijdens het typen van artikelen bijvoorbeeld, had ik ‘gewoon’ mijn mailbox geopend, lag mijn telefoon in het zicht en had ik op een ander scherm real time traffic van mijn site openstaan. Het zorgt allemaal voor afleiding, vaak onmerkbaar. Wanneer er een WhatsAppje binnenkomt, hoef je deze niet eens te lezen om afgeleid te raken. De notificatie grijpt eventjes je aandacht en heel even ben je afgeleid van je taak. Dit soort kleine momentjes ervaar je aan de lopende band. Let er maar eens op.

Nu tik ik dit artikel met alleen het scherm voor mijn gezicht. Mijn telefoon staat even in de ‘niet storen’ stand (alleen door mij gekozen nummers kunnen op dit moment doorkomen), mijn tweede scherm staat uit en in mijn oren klinken rustgevende tonen van white noise. Ik ben volledig gefocust op mijn taak en de woorden vliegen mijn vingers uit.

Koptelefoon & white noise

Omgevingsgeluid leidt af. Veel mensen zullen zeggen van niet, maar uit talloze studies blijkt dat je minder productief bent wanneer je veel omgevingsgeluid ervaart (ook muziek luisteren tijdens het werk valt hieronder). Natuurlijk zijn er uitzonderingen, die kun je zelf eenvoudig invullen. Een bouwvakker zal echt geen minder huis bouwen met een radiootje op de achtergrond, maar vooral als je kantoorwerk doet of deadlines moet halen komt het je focus ten goede als jij je af kunt sluiten van je omgeving. Mijn tip: zet een koptelefoon op en “luister” naar white noise (statische achtergrondgeluiden) of soortgelijke geluiden. Een monotoon geluid op de achtergrond kan je helpen te concentreren en je productie verbeteren. Ook lichte instrumentele muziek op zacht volume kan een soortgelijk effect hebben. Hoe eentoniger, hoe beter: je luistert immers niet bewust, maar creëert een rustige achtergrond waarop jij je goed kunt concentreren.

Dergelijke audiobestanden zijn eenvoudig te vinden. Zelf gebruik ik altijd dit fragment op Youtube. Het speelt tien uur non stop; dat moet genoeg zijn om heel wat werk te kunnen verzetten, denk ik zo.

Denk bij aanvang van een taak na over prioriteiten

Het is verleidelijk om je direct op een taak te storten. Hard werken staat echter niet direct gelijk aan goed werken. Het helpt mij enorm om voor het starten van een nieuwe taak deze taak te ontleden en een prioriteit toe te kennen aan de afzonderlijke onderdelen hiervan. Het doel is natuurlijk het volledig en met goed resultaat afronden van de taak binnen de gestelde tijd.

Met het slim toekennen van prioriteiten en het efficiënt omgaan met de beschikbare tijd kun je een behoorlijke productiviteitsslag maken. Begin altijd met die taak die het meeste bijdraagt aan de voltooiing van het proces: negen van de tien keer is dit ook de taak die de meeste tijd in beslag neemt. Je zult merken dat als je dit doet je uiteindelijk meer tijd overhoudt voor de details waar je zo graag op uitblinkt.

Arbeid versus resultaat

Een belangrijke stap waarmee ik mijzelf altijd confronteer is deze: hoeveel resultaat levert extra arbeid op? Dit is een vraag die ik mijzelf stel wanneer het ‘geraamte’ van mijn opdracht staat en wanneer ik zicht heb op het einde. Ik kan dit het beste uitleggen aan de hand van een concreet voorbeeld.

Vaak wordt mij door sales gevraagd om een insteek te bedenken voor een mogelijke nieuwe campagne op mijn site. Hier zit altijd een deadline aan verbonden, dus het noopt mij direct tot het toekennen van een prioriteit. Omdat ik mijn dag heb voorbereid weet ik welke taken ik heb liggen en wanneer ik zo’n ‘ad hocje’ kan behandelen. Maar daarmee ben je er nog niet.

De klant vraagt om een insteek, wat bij ons betekent: vertel ons wat je kunt met de materie en hoe je dit zou uitwerken. Met andere woorden: hoe ga je hierover publiceren, welke tone of voice en welke titel geef je het mee. Als het ingewikkelde materie is, zorg ik voor wat voorbeelden in de vorm van links of schrijf ik een korte voorbeeld alinea. En hier raakt de productieve ik in conflict met de perfectionistische ik: de perfectionist in mij wil een top notch voorstel inleveren waar de klant van zal smullen, echter: de klant vraagt om een insteek, wat zoveel betekent als: wij willen nu alleen even weten hoe wij hier verder mee aan de slag kunnen.

Of ik nu deze insteek aanlever of eentje plus een super gelikte presentatie: de uitkomst zal hetzelfde zijn. Als je kritisch na gaat denken, zul je zien dat je op deze manier veel productiever gaat worden. Dit staat natuurlijk niet gelijk aan de kantjes eraf lopen of slechts voldoen aan de minimale vereiste: je basis is op orde; het gaat erom of het slim is om een hoop extra werk te doen. Kun jij met een half uur extra werk het verschil maken, then go for it! Steek je echter een hoop extra werk in iets waar vervolgens niet of nauwelijks aandacht aan wordt besteed of dat helemaal geen invloed heeft op het grotere proces, dan benadeel jij jezelf alleen maar.

Meer lezen

Waarom stellen we altijd alles uit tot het laatste moment?