Ook zo’n slaaf van je mailbox? Zo neem je zelf weer controle over je werkdag

Je IQ, creativiteit en kortetermijngeheugen zijn niet blij met onderbrekingen.

Hoe vaak check jij je mail? Eerlijk zeggen. Op kantoor, maar ook daar buiten? Volgens onderzoek bepaalt onze mailbox te vaak hoe onze dag eruitziet. We werken daardoor reactief, in plaats van volgens onze eigen planning. E-mail vreet je tijd, je energie en je aandacht en dat komt je productiviteit en creativiteit niet ten goede.

De gemiddelde persoon checkt z’n mailbox elf (!) keer per uur, verwerkt 122 mails per dag en besteedt 28% van een werkweek aan het beheren van z’n mailbox, schrijft 99u.com.

En ook buiten werktijd heeft onze mailbox ons in z’n greep. In het weekend checkt 80% van de werkenden hun mail, bijna 60% doet dat ook op vakantie en 6% geeft toe dat ze hun mail checkten terwijl hun vrouw aan het bevallen was of tijdens een begrafenis. Millennials spannen de kroon. Want 70% checkt z’n mail vanuit bed, in de badkamer (57%) of 27% zelfs tijdens het autorijden.

Jocelyn K. Glei schreef het boek Unsubscribe waarin ze met behulp van verschillende onderzoeken uitzocht hoe je zo min mogelijk tijd in je mailbox spendeert en des te meer toekomt aan het werk dat je écht zou willen doen. Op 99u deelde ze vier strategieën.

Een goede focus houden

Check je mail in batches en word gelukkiger


Onderzoek laat zien dat mensen die hun mail in batches checken een stuk productiever zijn dan mensen die bij elke notificatie reageren. Én mensen die hun mail gepland checken zijn minder gestrest en gelukkiger. ‘Batchen’ doe je door twee of drie dagelijkse mailboxmomenten te blocken in je agenda. Van ongeveer dertig minuten per stuk. En als het mogelijk is; probeer 45 tot negentig minuten creatief werk te plannen vóór je eerste mail-check. Dan heb je al wat werk verzet voor je begint aan ongewenste vragen en brandjes die geblust moeten worden.

Neutraliseer je FOMO door VIP-notificaties


Kan zijn dat je heel onrustig wordt van het idee dat je je inbox zo lang negeert. Omdat je sommige mensen graag wél direct wil antwoorden of omdat je zit te wachten op een belangrijke mail. Duidt dan bepaalde mailadressen als VIP aan, zegt Glei, zodat ze in een apart VIP-inbox terecht komen. Je kunt ook een speciaal toontje kiezen als notificatie voor specifieke personen. Dan hoef je alleen bij dat signaal te reageren. Die VIP’s kun je natuurlijk regelmatig aanpassen, afhankelijk van belangrijke projecten of issues.

Extra focus door je mailbox af te sluiten

Onderzoek van Harvard Business School laat zien dat je minder werk voor elkaar krijgt als je mailprogramma open staat, ook al is het op de achtergrond. Je wéét dat je mailbox open staat, dus je aandacht gaat er vaker automatisch naartoe. Een optie is om je mail op een tweede scherm (dus letterlijk een tweede monitor) te checken, of op een tablet of telefoon bijvoorbeeld óf het programma helemaal af te sluiten. Overigens geldt dit ook voor Whatsapp, Facebook of andere social media die aandacht afleiden van je werk.

Je IQ, creativiteit en kortetermijngeheugen zijn niet blij met onderbrekingen

Elke keer dat je je werk neerlegt om je mail te checken, vooral als je in een creatieve flow zit, kost je tenminste 25 minuten om terug in de focus te komen. Ander onderzoek laat zien dat het IQ van mensen die hun mail monitoren tijdens hun werk met tien punten kan dalen. Bovendien saboteert elke onderbreking je kortetermijngeheugen. Na een notificatie heb je letterlijk even nodig om je te herinneren waar je ook alweer gebleven was. Bedenk je de volgende keer dat je even snel je mail wil checken terwijl je lekker bezig bent, dat je er dus letterlijk dommer van zou kunnen worden…




Meer lezen?

Lees dit en word echt productief. Of niet…

Niets meer missen van Bedrock?

Like hier onze Facebook-pagina en blijf up to date. Of schrijf je in voor de Bedrock-nieuwsbrief.